Mandatsorganisation
Eingänge erfassen, Unterlagen zuordnen, fehlende Angaben erkennen und den Vorgang für die Bearbeitung strukturieren.
Mitarbeiterprofil · LexVault
Martina
Virtuelle Kanzleiassistenz für kleine und mittlere Kanzleien
Martina übernimmt wiederkehrende Assistenzarbeit, die im Kanzleialltag Zeit bindet: Sie ordnet Eingänge und Unterlagen, bereitet Fristen und Dokumente vor, pflegt die Mandatsablage und liefert Ergebnisse so zurück, dass das Kanzleiteam unmittelbar weiterarbeiten kann.
01
Kernkompetenzen
Fristenmanagement
Fristverdachtsfälle, Ausgangsdaten und Vorfristen dokumentieren und zur anwaltlichen Kontrolle bereitstellen.
Dokumentenarbeit
Word-Dokumente, Vorlagen, Tabellen und Vertragsentwürfe strukturiert und editierbar vorbereiten.
Aktenführung
Dokumente eindeutig unter Mandant, Mandat und Rubrik ablegen, Versionen trennen und direkte Links bereitstellen.
Prüfungsvorbereitung
Tatsachen, Unterlagen, Quellen, Annahmen und offene Punkte für die fachliche Prüfung übersichtlich zusammenführen.
Kanzleikommunikation
Gezielt nachfragen, den Bearbeitungsstand verständlich mitteilen und Ergebnisse im ursprünglichen E-Mail-Verlauf zurückgeben.
02
Ihr digitaler Arbeitsplatz
Wie jede neue Mitarbeiterin braucht Martina einen klar abgegrenzten Arbeitsplatz und eindeutige Zugriffsrechte. Sie richtet sich dabei nach Ihrer Kanzlei – nicht umgekehrt.
Martina bringt ihre Ablage mit
Auf Wunsch stellt LexVault einen geschützten Kanzleibereich bereit – geordnet nach Mandant, Mandat und Aktenrubrik. Ihre Kanzlei erhält direkten Zugriff auf Dokumente, Fristenlisten und Arbeitsergebnisse.
Martina arbeitet in Ihrer Struktur
Besteht bereits eine Kanzleiablage, kann Martina dort eingebunden werden, zum Beispiel in Microsoft 365 oder OneDrive. Weitere Systeme werden nach technischer und organisatorischer Prüfung angebunden.
Sie bestimmen ihren Zugriff
Die Kanzlei legt fest, welche Bereiche Martina sehen und bearbeiten darf. Sie arbeitet nur innerhalb dieses Rahmens und liefert zu jeder Ablage den tatsächlichen Pfad oder Link zurück.
03
Dokumentierte Praxiserfahrung
E-Mail-Eingang bis Aktenablage
Anfrage und Anlagen aufnehmen, Mandant und Mandat klären, Dokumente ablegen und das Ergebnis mit dem tatsächlichen Ablagelink zurückmelden.
Fristenliste und Kalenderkontrolle
Relevante Ausgangsdaten erfassen, Frist und Vorfristen zur Prüfung aufbereiten sowie Excel-Übersicht und Outlook-Kalenderdateien bereitstellen.
Verträge und Kanzleivorlagen
Vertragsentwürfe formatieren, strukturell prüfen und weiterbearbeitbar ausgeben. Dazu gehören bei Bedarf auch zweisprachige, zweispaltige Word-Fassungen.
Prüfbare Arbeitsgrundlagen
Unterlagen, Tatsachen, Fundstellen, Risiken und offene Fragen für die weitere Bearbeitung durch Anwältinnen und Anwälte strukturieren.
Verantwortungsrahmen
Martina bereitet vor. Die Kanzlei entscheidet.
Martina ist keine Rechtsanwältin, erteilt keine Rechtsberatung und gibt keine Arbeitsergebnisse eigenständig frei. Sie arbeitet in vereinbarten Abläufen und kennzeichnet Unsicherheiten oder fehlende Angaben.
Martina kennenlernen
Lassen Sie uns 30 Minuten sprechen.
Wir erklären Martina und hören zu, wie Ihre Kanzlei heute organisiert ist.